Utilizando o evento como uma ferramenta estratégica sem erros

O evento empresarial pode ser visto e realmente é, uma estratégia de comunicação que garante resultados fortes e rápidos, além de poder ser direcionado a praticamente todos os públicos (com o perfil diferente de evento de acordo com o tipo de público).

O evento é umas das formas de interação mais dinâmicas adotadas pela organização. Porém, por mais planejado que este seja, possui uma forte tendência a obter procedimentos errados e eficazes, um simples detalhe pode dizer se o seu evento foi um sucesso ou não.

Vou dar-lhes um bom exemplo sobre isso, a pouco tempo uma amiga fez aniversário, chamei alguns amigos nossos, preparei o local e tudo o mais, mas na hora de cantar o parabéns advinhem, esqueci da vela. Somente um detalhe, mas um detalhe muito importante para o meu pequeno evento. Isto não quis dizer que ele foi um fracasso, mas quando lembro dele logo lembro da vela que não existiu.

Para que erros como este não aconteçam, ou sejam minimizados o que pode ser feito é um check list, ou seja, uma lista de coisas que não devem ser esquecidas.

Um Check-List é uma ferramenta básica para o sucesso neste tipo de empreitada.

Rodrigo Cogo

Segue um exemplo simples de um check list:


Eventos Empresariais

Assessoria Pré Evento:

• Entrevista com os clientes para conhecer as vontades e levantar os serviços desejados;
• Reunião com os clientes sempre que necessário;
• Fornecimento de orçamentos de todos os serviços necessários para o evento;
• Agendamentos, acompanhamento, negociações, análise de contratos;
• Reserva de hotel aos convidados (quando necessário);
• Supervisão em ensaios (quando necessário);
• Elaboração de check list dos itens contratados e cronograma do evento.
  

Assessoria e Cerimonial Dia:

Assessoria de montagem:

• Coordenação de montagem;
• Recepção de fornecedores;
• Supervisão de contratos e produtos contratados;
• Recebimento de mercadorias.

Cerimonial :

• Recepção, checagem da lista e acomodação dos convidados;
• Suporte aos anfitriões e convidados;
• Entrega de materiais promocionais;
• Acompanhamento da desmontagem;
• Checagem dos materiais dos fornecedores;
• Contagem de sobra de bebidas, doces e lembranças.
  

Fonte: http://www.juliarosaeventos.com.br/servicos/eventos-empresariais/


Por: Diene Guedes