Comunicação Administrativa

Esta modalidade da comunicação integrada está diretamente ligada ao público interno de uma organização, e tem funções como disciplinar os comportamentos, dar treinamentos funcionais, fornecer manual do empregado, normas e procedimentos a estes públicos. Ela é fundamental para o processamento das informações dadas dentro de uma organização. Utiliza como alguns de seus instrumentos comunicações orais, escritas, audiovisuais, eletrônicas; se utiliza também de quadros informativos e murais, mas se utiliza principalmente de mídias impressas para fornecer informações necessárias aos empregados.
A comunicação administrativa tem caratér prioritariamente informativo, procura passar informações sobre mudanças ocorridas na empresa, a chegada de novos produtos ou serviços, enfim esclarecer metas e objetivos a serem cumpridos por cada um, e além de informar esta modalidade tem digamos "pegar no pé", acompanhar o funcionamento de todo o sistema.

Não tem como falar em comunicação administrativa e não falar na relação de poder. O famoso "manda quem pode, obedece quem tem juízo", isto é um dos prejudiciais a esta modalidade já que o empregado não tem uma relação tão aberta e confortável para dar suas opiniões, ele apenas recebe as informações e sabe que tem que respeitar e fazer aquilo que lhe foi passado, isso prejudica a relação entre org-público. Esta modalidade tem uma grande especialização em tarefas e acaba deixando um pouco de lado as pessoas e o que elas pensam a respeito das novas normas e dos novos produtos, por exemplo. Uma grande venda, um grande sucesso da organização pode e quase sempre começa dentro dela, afinal aqueles que ali são empregados, fora são consumidores e sabem o que é bom e ruim. Se a organização tem este aliado fica mais fácil enxergar o sucesso. Estas são as grandes barreiras da comunicação administrativa.

Por: Renata Muniz.

Motivação como resultado de estratégias comunicacionais.

Imaginem a seguinte situação: Um homem, pai de uma familia de dois filhos e uma mulher doméstica e que trabalha em uma empresa do ramo metalúrgico no setor fabril. Suas atividades diárias no emprego são: chegar à empresa e "bater o cartão", cumprimentar seu chefe, fazer bem o serviço sem incomodar obecedendo todas as ordens do patrão, "bater o cartão" no horário do almoço, voltar ao trabalho e "bater o cartão" no final do dia pra ir para casa. Sua família nem sabe ao certo o que ele faz na empresa, mas de qualquer forma, o salário é depositado no final do mês.

O homem tem metas de fabricação para cumprir todos os dias e assim o faz, porém com o passar dos anos seu trabalho se torna menos produtivo, já não são todos os dias que ele consegue bater as suas metas até que a empresa, julgando-o incapaz para tal serviço, o manda embora.

Pois bem, qual o erro nesta situação? A falta de rendimento no trabalho do homem, e por que isto acontece? porque o homem se encontra desmotivado para trabalhar.

A maioria das empresas vêem um funcionário como colaborador, não como um orgão que faz parte da mesma. Para motivar um funcionário é necessário que este sinta-se parte da empresa, que seja visto como um agente necessário para a sobrevivencia da organização.

Uma comunicação participativa entre funcionário e empresa, onde o funcionário pode opnar nas decisões da mesma, expressar livremente sua posição diante de alguma situação sem ser punido, mas sem valorizado é um fator importantíssimo para que ele sinta satisfação em realizar um trabalho ou seja, para que ele se sinta motivado e isto remete diretamente a um maior rendimento do trabalho e um maior lucro para a organização.

No dia 04/05, o Jornal Hoje fez uma matéria sobre este assunto:

Por: Diene Guedes

Como obter sucesso com a Comunicação Interna

A frase clichê mais usada “A primeira impressão é a que fica” pode ser levada em conta quando tratamos da comunicação interna. O funcionário é a imagem da organização propriamente dita, ou seja, se temos um funcionário insatisfeito com a organização, temos assim uma imagem negativa da mesma sendo passada para tantas outras pessoas que se relacionam com esse funcionário. Um problema? Sim. Pode ser solucionado? Com certeza.

O conceito de comunicação interna é o uso de ferramentas para promover a interação e o compartilhamento de informações entre a organização e o funcionário. As ferramentas podem variar de acordo com aquilo que se deseja compartilhar: uma informação da organização, aniversariantes do mês, sindicatos, colaboradores, programas internos, etc.

Os 5 "C's" de uma comunicação interna eficaz são:
- clara;
- consistente;
- contínua e freqüente;
- curta e rápida;
- completa.

Não podemos esquecer que uma informação só será transmitida se houver alguém para ser informado, afinal, sem um receptor não tem necessidade de haver mensagem. Sendo assim, é preciso focar no público que se quer atingir – no caso os atores internos – e pensar qual meio promoveria maior interação entre ambas às partes e, principalmente, causasse uma boa posição da empresa, mostrando sua missão, visão, valores e a importância de seus colaboradores internos para o alcance dessas metas.

“A imagem que os funcionários têm de sua própria organização é a base da imagem externa da empresa. Não existe melhor estratégia de comunicação do que transformar seus funcionários em verdadeiros embaixadores de sua empresa.” (MARQUES, Ronaldo)

Murais, jornais internos, newsletters constantes, rádios, canal televisivo interno, premiações, eventos, etc. Estes são exemplos de comunicação interna aplicadas por algumas organizações e que apresentam sucesso e eficiência.

Esse processo comunicacional deve ser feito com dedicação para que as informações mais importantes sejam passadas claramente para os funcionários e que permita que eles, baseados na imagem positiva criada pela organização, transmitam sua opinião positiva a respeito dos produtos e serviços fornecidos pela organização que trabalha. O funcionário passa a ser parte da organização. Ele se sente motivado, quando instruído e levado em consideração corretamente, para que a organização para o qual trabalha seja bem sucedida. Ele se sente crescer e prosperar junta com ela, o que é ótimo para a imagem externa da organização. Os funcionários são os melhores porta-vozes.

E não é preciso de muita coisa para se obter um resultado positivo. Às vezes, métodos simples, comoa permissão da participação de funcionários na produção das processos comunicacionais, permitem que o funcionário sinta-se integrado a empresa, reconhecendo a importância do trabalho que desenvolve, e transmita essa informação adiante, inclusive para futuros funcionários que integrarão a equipe.
O reconhecimento da comunicação interna é o passo fundamental para uma comunicação e imagem – externa e interna – de sucesso.

Mais informações sobre comunicação interna disponibilizadas no artigo “Comunicação Interna” de Ronaldo Marques, do site RH.

Por: Louise R. Archanjo

Como as transformações da sociedade impactam nas organizações?

Tema abordado no capítulo 1 do livro " O que é comunicação estratégica nas organizações?"
autoras: Ivone de Lourdes Oliveira e Maria Aparecida de Paula.
trata da importância e dos impactos que a sociedade trás a uma organização, a sociedade moderna emite mais suas opiniões, seus desejos de como seria uma organização boa para se trabalhar, boa para o meio ambiente e para todos que a rodeiam, utilizam-se de debates, reuniões com seus líderes para conseguir emitir estas opiniões e isto acarreta em mudanças dentro da organização, a partir desta mudança da sociedade de impor e participar das mudanças na organização é preciso que ela pense em novas maneiras de gestão de comunicação, em novas formas gerenciamentos, novas estratégias de negócios e novas formas de relação organização <-> Público.

Desde esta evolução da sociedade com relação as organizações muitas coisas tornaram-se essenciais como responsabilidade social, e o feedback das organizações para a sociedade, uma prestação de contas como dizem as autoras. Estas novas formas de gestão trazem ótimos resultados as organizações que tem uma maneira melhor de avaliar o seu trabalho dentro e fora do local de trabalho, conseguem avaliar se estão de acordo com o que a sociedade "exige", afinal se as pessoas não existem fora da sociedade há muito tempo, isso hoje cada vez mais se adequa as organizações.

As organizações só não podem se esquecer da sociedade interna, chamada pelas autoras de autores internos, os funcionários, que também emitem muito suas opiniões, e estas precisam ser necessariamente ouvidas para se tomar uma decisão a respeito delas, porque antes de estar bem para a sociedade externa é preciso ser bem bem vista pela interna, é preciso primeiro arrumar a casa para depois colocá-la em exposição.

A cada dia que passa a sociedade está ficando cada vez mais consciente do papel que exerce e estão começando a usar estes direitos que lhe estabelecidos, ser bem vista, estar de acordo com a sociedade é o que as pessoas precisarão fazer para se adequar a um mundo cada vez mais moderno e exigente, é o que as organizações também precisam fazer para estarem engajadas na sociedade e isto trás muitos retornos positivos para elas, não só retornos financeiros mas retornos sociais, quanto mais a organização se preocupar e ouvir atentamente o que a sociedade diz mais sucesso ela terá.

Por Renata Muniz

Responsabilidade Social e público interno.

Quando pensamos em responsabilidade social, logo vem a nossa cabeça a imagem de melhorar a empresa para seus públicos externos, demonstrar que além do lucro a empresa também pensa em outras coisas. Porém dentro do contexto organizacional muitas empresas esquecem de envolver os outros públicos , por exemplo, os funcionários. Nas ações esquecem que seus públicos internos também gostam de participar de ações que visam ajudar ao próximo e perdem uma oportunidade de melhorar o bem estar da organização.
Uma ação bem feita que envolva todos os públicos pode além de melhorar a imagem da empresa perante os demais pode também criar envolvimento dos clientes, funcionários e fornecedores, aumentando assim a confiança e interação de todos.
As campanhas que visam esse tipo de ação permitem que se descubra mais sobre os públicos até onde são capazes de ir agindo livremente criando algo em que se envolvam e se sintam bem, gera equilíbrio entre todos.
Épocas festivas são propícias para aplicar ações que envolvam todos, natal, páscoa, dia das crianças, são perfeitas para lançar idéia a todos e assim permitir apenas vantagens para a empresa.
Idéia retirada da aula de Relações Públicas contemporânea, Prof.ª Stella

Por: Daniel Murano

O Papel da liderança nas organizações

Liderança: capacidade de influenciar pessoas para alcançar determinados objetivos. Esse é um dos dos temas mais procurados e discutidos no mundo corporativo atualmente.

O líder carrega consigo várias responsabilidades que são fundamentais para o sucesso de uma organização, tem a responsabilidade de motivar e inspirar sua equipe.

Para que uma liderança seja eficaz na organização a comunicação precisa fazer seu papel e mostrar aos líderes como diretores, gerentes a importância deles estarem engajados e envolvidos com todos os processos, planejamentos e ações que a empresa tenha, pois, dentro de uma empresa é do líder que os funcionários querem informações oficiais sobre a empresa, é dele também que esperam respostas para supostos boatos que possam ocorrer, é nele que as pessoas depositam sua confiança, para os funcionários o líder representa a empresa. O modo com esse líder transmite as informações e decisões da organização interfere na percepção dos funcionários, no desempenho e resultados que eles trarão.

As lideranças que não tem eficácia em sua comunicação, certamente fará com que a empresa não comunique bem, hoje em dia não é difícil encontrar empresas com problemas por conta da má comunicação dos líderes, mas nem toda organização tem este tipo de preocupação em preparar e desenvolver seus líderes para que façam uma comunicação com eficácia, destacando as ações pensamentos da empresa, as informações mais importantes que precisam ser absorvidas pelos seus funcionários e daí surgem estes problemas com a comunicação que também influenciam diretamente nos resultados que a empresa espera.

Esses problemas que a empresa se queixa acaba sendo em sua maioria porque seus funcionários não estão motivados e empenhados em realizar suas tarefas, ora, mas se é papel do líder manter sua equipe informada, dar o feedback, não esclarece objetivos e metas a serem alcançados, e ele não os faz, como é que pode se manter uma equipe alinhada, comprometida? Isso nos faz perceber a importância de uma liderança, mas não qualquer liderança e sim aquela eficaz, informada, atualizada, afinal no mundo corporativo hoje não como atingamente onde lideranças era muito importante, hoje a liderança é fundamental para a empresa mas precisa ser feita coerentemente.

O erro fatal dos líderes é que eles têm grande experiência no negócio, tem excelente formação académica, profissional, mas não estão preparados para gerir pessoas, ter um papel estratégico como líder, e as organizações precisam repensar como estão seus líderes, se apesar de todo uma experiência, eles estão no século em que as pessoas são importantes, a máquina o negócio é importante, mas primeiro as pessoas e se a empresa não deixa isso bem claro aos seus líderes será cada vez mais difícil ela alcançar suas metas e objetivos.

Vejam este vídeo que fala da liderança como papel fundamental nas organizações.

http://www.youtube.com/watch?v=f2wkPEXezOw

Por: Renata Muniz

Comunicação empresarial X Comunicação estratégica

O processo de se fazer comunicação por si só não está completo se não houver um planejamento e uma estruturação de todos os departamentos para que esse ato se torne concreto.
Observamos em diversas organizações tentativas comunicacionais falhas, desde comunicados internos e externos que não atingem todos os públicos, campanhas que conscientizam poucas pessoas e informativos importantes de estruturação corporativa que não chegam a todos os níveis. Muito desses erros acontece, pois não se preocupa em planejar ou pensar estrategicamente como atingir da melhor forma a todos de forma rápida e eficiente. Nesse contexto podemos citar o profissional analgésico, aquele que se preocupa apenas em apagar incêndios e não buscar as razões do fogo, de forma errada ele cria planos que para aquele momento servem, porém futuramente já não são validos e quando o problema aparece novamente tende-se pensar tudo novamente.
A comunicação estratégica e eficaz deve ser pensada previamente levando em consideração a cultura organizacional (empresa e públicos), conceitos teóricos e a experiência e soluções de outros casos semelhantes, lembrando que assim como na administração geral decisões tomadas por outras organizações ou outras pessoas em situações semelhantes não são sempre validas, deve-se avaliar o todo , pesquisar e entender tudo que acontece e somente assim tomar as medidas corretas para o melhor processo comunicacional.

Por: Daniel Murano de Lima

Pane do Speedy

Às 22horas do dia 05 de Março deste ano a Telefônica teve um grande problema com o Speedy, seu provedor de internet em todo o estado de São Paulo. Em primeiro momento esta afirma que "pode ter havido dificuldades momentâneas de conexão em decorrência de problema pontual na rede", porém que "o serviço encontrava-se funcionando normalmente". Após algum tempo, ainda apresentando o problema, a mesma corroborou que parte da sua infra-estrutura que dá suporte ao acesso à internet havia sido alvo de ações deliberadas e de origem externa que acarretaram dificuldades de navegação em páginas da internet aos seus clientes.
Em contrapartida, alguns funcionários que não queriam se identificar, disseram à imprensa que a pane teria sido causada por sabotagem interna, devido a grande demissão de um número significante de funcionários. Ao mesmo tempo um especialista no assunto diz que a pane aconteceu porque dois roteadores de backbone que sustentam a rede travaram simultaneamente A grande quantidade de informações divergentes que explodiram na imprensa por fontes diferentes mostram que a forma de organização que a empresa apresenta deixa a desejar, deixando os públicos interessados nesta sem saber qual o real problema existente. Questões deste porte passam para os públicos da Telefônica uma certa insegurança perante ela, fazendo com que a credibilidade desta diminua em considerável número.
Seria de bom tamanho se, ao menos, houvesse uma maior transparência da empresa para com seus clientes, pois a falta de informações corretas fornecidas a deixa desfalcada para com a confiança de todos os interessados em questão.

Por: Carolina Scano Segura